Riunioni in azienda. Luoghi privilegiati di facilitazione

Se una riunione ha come scopo il  condividere , esplorare idee, trovare insieme soluzioni , facilitare la creazione di uno spirito collaborativo tra i partecipanti  diventa  il primo punto da mettere in agenda.

Una soluzione radicale per favorire tutto ciò , probabilmente la  meno costosa di tutte, e forse la più efficace, può essere quella di cambiare la geografia del setting abbandonando la logica del tavolo attorno al quale sedersi.

Domandiamoci però qual'è la funzione dei tavoli nella sala riunioni:

  • Estetica
  • Favorisce la presa d'appunti 
  • E' una base per appoggiare documenti
  • Dà un senso di sicurezza ( il tavolo è una rotezione perchè pone una distanza tra me e l'altro; il tavolo assume una funzione "protettiva" anche per chi indice la riunione )

Chi partecipa a riunioni sa peraltro che :

  • frequentemente i PC o i tablet ospitati sui tavoli  favoriscono la "distrazione"
  • le sedute ( capo-tavola , uno di fronte all'altro, uno di fianco all'altro, con impossibilità di guardarsi o vedersi) spesso risultano sul piano della collaborazione controproducenti stigmatizzando , al contrario , ruoli e posizioni.

I facilitatori e i formatori  sanno bene  come la presenza di tavoli nella sala riunioni ostacolino dinamiche di gruppo collaborative.

Non a caso la riflessione sul "come organizzare lo spazio di apprendimento" è  un punto chiave della progettazione di ogni incontro.

Stimolare l'agilità del confronto e  dello scambio dipende infatti dalla capacità di facilitare il fluire del confronto aperto e dell'ascolto attivo ma anche  dalla considerazione che il confronto e l'accoglimento del punto di vista altrui  "vengono meglio" in luoghi pensati per la comunicazione.

Luoghi dunque senza barriere (human genius knows no bounds.....a meno che non siamo noi i primi a costruire steccati!)

Applichiamo questa ricetta alle riunioni e proviamo ora ad immaginare una riunione senza tavoli.

 

 

 

Quali potrebbero essere le conseguenze?

Sul piano emotivo potrebbe creare un senso di destabilizzazione per alcuni partecipanti , o un senso di piacere per altri.

Sul piano comunicativo aumenta la percezione della ""centralità della relazione" e non del relatore.

Sul piano operativo la difficoltà del prendere appunti può essere superata dall'uso di sedie a ribaltina; un tavolo in sala, posto in un angolo può diventare un piano d'appoggio per materiali utili nel corso dell'incontro.

Una lavagna a fogli mobili diventa lo spazio della condivisione.

Invito chi gestisce riunioni a provare facendo scelte congrue rispetto all'obiettivo dell'incontro.

Se il meeting viene indetto per condividere, capire, esplorare, decidere insieme è importante entrare prima in sala riunioni domandandosi come intervenire coraggiosamente per abbattere gli steccati, imboccando così la via della facilitazione.

 

VP

 

 

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